2025.03.26

日本企業が外国人を雇用する際の手続き方法を解説

はじめに
近年、日本の企業は国内の人材不足や高齢化により、外国人の雇用を積極的に進めています。特に労働力不足が深刻な業界では、外国人材を採用することが企業の成長戦略の一環として重要視されています。しかし、外国人を雇用する際には、日本国内の労働法やビザ制度など、国内外の法的手続きをしっかりと理解する必要があります。
本記事では、日本企業が外国人を雇用する際の手続き方法について詳しく解説します。雇用契約の締結からビザ申請、就業規則の整備まで、外国人社員を雇う際に必須となるステップを順を追って説明します。

1. 外国人を雇用する際の準備
1.1 外国人労働者の雇用条件
外国人を雇用する前に、まずは雇用する条件を明確にしておく必要があります。日本の企業が外国人を雇う場合、その職種が就労ビザに適したものであるかを確認することが大切です。ビザの種類によって、求められる資格や条件が異なります。
主な就労ビザの種類：
• 技術・人文知識・国際業務：専門的な知識や技術を活かせる職種に適用されます。
• 技能実習：特定の技能を習得するための実習生ビザです。
• 企業内転勤：グローバル企業の日本支社への転勤者に適用されます。
• 特定技能：特定の業種に必要な技能を持つ外国人労働者向けです。
雇用する外国人労働者のビザに適した職種やスキルがあるかどうかを事前に確認し、必要な書類や申請手続きを把握しておくことが求められます。
1.2 労働契約の内容確認
外国人を雇用する場合も、日本人労働者と同じく労働契約書の作成が義務付けられています。契約内容は、賃金、勤務時間、休暇日数、社会保険など、基本的な労働条件を明記する必要があります。特に外国人労働者の場合、以下の点に注意が必要です：
• 日本語能力：日本語が堪能でない場合、労働契約書は外国人労働者の理解できる言語に翻訳する必要があります。
• ビザの期限：就労ビザには有効期限があるため、契約期間がビザの期間と一致していることを確認します。
• 給与支払い方法：外国人労働者の給与の支払い方法（円での支払い、送金の有無など）についても事前に確認が必要です。
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2. 外国人のビザ申請手続き
2.1 必要書類の準備
外国人を雇用する場合、その労働者が就労ビザを取得している必要があります。ビザ申請に必要な書類は以下の通りです：
• 雇用契約書：前述の通り、労働契約の内容を明記した契約書が必要です。
• 招聘理由書：企業がなぜその外国人を雇用するのか、その理由を記載した書類です。
• 会社の登記簿謄本（商業登記簿）：企業が実在する法人であることを証明するための書類です。
• 外国人労働者の履歴書、学位証明書、職歴証明書：外国人労働者が資格を持っていることや、過去の職歴を証明するための書類です。
これらの書類を整備し、出入国在留管理庁に申請することで、ビザが発給されます。
2.2 ビザ申請の流れ
ビザ申請の流れは以下のようになります：
1. 必要書類を整え、出入国在留管理庁に提出。
2. 提出後、審査が行われ、問題がなければ在留資格認定証明書が発行されます。
3. 外国人労働者が日本国内の領事館または大使館でビザを取得。
4. 日本に入国し、就労開始。
申請からビザ発行までにかかる期間は通常３ヶ月程度ですが、場合によっては追加の書類提出を求められることもあります。
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3. 外国人労働者の受け入れ準備
3.1 住居の手配
外国人労働者が日本で働く場合、住居の手配も重要なステップです。日本に来たばかりの外国人は、住まいを自力で探すのが難しいことがあります。企業があらかじめ住居を手配することが求められる場合もあります。
• 社員寮の提供：特に地方の企業では、外国人労働者に寮を提供するケースがあります。
• 賃貸契約のサポート：住居の賃貸契約をサポートする場合、保証人を立てる必要があるなど、外国人労働者にとっては不安があることが多いです。
住居の手配についても、事前に調整しておくことが重要です。
3.2 日本語教育や文化研修の実施
外国人労働者が日本で快適に働くためには、日本語の教育や日本文化の理解も大切です。企業が社員向けに日本語研修や文化交流プログラムを提供することで、スムーズに業務を進めることができます。
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4. 就業規則の整備
外国人労働者を雇用する場合、就業規則を整備することが重要です。日本の労働基準法に基づき、すべての企業には就業規則の作成と労働者への周知が義務付けられています。外国人労働者が日本の労働環境に適応するためには、以下の点を就業規則に明記しておくと良いでしょう：
• 勤務時間、休暇、福利厚生に関するルール
• セクハラ、パワハラなどの職場内での行動規範
• 日本の法律に基づいた労働条件
就業規則は日本語で作成する必要がありますが、外国人労働者にはその翻訳を提供し、理解を促進することが求められます。
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5. 外国人労働者のフォローアップ
5.1 雇用後のサポート
外国人労働者が入社後に抱える可能性がある問題や悩みを事前に予測し、サポート体制を整えることが大切です。たとえば、労働条件や福利厚生に関する不安、職場での文化的な違いによるトラブルなどが考えられます。
• 定期的な面談：労働者の職場環境や仕事に対する不安を解消するために、定期的なフィードバック面談を行いましょう。
• 相談窓口の設置：日本語が不自由な外国人労働者に対して、言語や文化に配慮した相談窓口を設けることが効果的です。
5.2 就業ビザの更新
外国人労働者が働くためには、ビザの更新手続きを定期的に行う必要があります。ビザの更新には時間がかかることもあるため、期限を確認し、必要書類を早めに整えておくことが大切です。
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6. まとめ
日本企業が外国人を雇用する際には、法的手続きやサポート体制を整えることが不可欠です。ビザの取得や就業契約書の作成など、さまざまなステップを踏む必要がありますが、これらをしっかりと実施することで、外国人労働者が日本で活躍できる環境を提供することができます。
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